Всегда проверяйте свою электронную почту, прежде чем нажмете кнопку «отправить». Вы когда-нибудь получали письмо, которое вас озадачивало, и вы потом думали о человеке, который послал его? Или, что еще хуже, вы когда-нибудь отправляли сообщение, о котором потом сожалели?
Изучая очередное новое электронное письмо, вы можете начать качать головой и пытаться выяснить, о чем на самом деле думал человек, который вам его отправил. Или, наоборот, если вы послали кому-то сообщение, возможно, начнете сожалеть о содеянном, так как в будущем это может привести к неблагоприятным последствиям.
Скорость отправки электронной почты иногда поражает. Именно это сделало данный способ связи предпочтительным. Будете ли вы отправлять личные, или деловые электронные письма, стоит придерживаться этикета, чтобы избежать недопонимания или негативных чувств.
Следуйте неизменному правилу: относитесь к получателю так, как вы бы хотели, чтобы к вам относились. Прежде чем нажать кнопку «отправить», подождите минутку и перечитайте письмо еще раз. Эффективное использование электронной почты может выставить вас в выгодном свете перед руководителем и даже может дать вам преимущество, когда придет время для продвижения по служебной лестнице.
Не забывайте о конфиденциальности
Имейте в виду, что деловая и личная электронная почта не может быть конфиденциальной. Ваше руководство имеет право читать все, что отправлено из офиса, поэтому никогда не пишите и не отсылайте личную или важную информацию с работы. Персональная электронная почта, отправляемая из дома, может быть переадресована, поэтому не пишите ничего такого, что может вызвать проблему, если это сообщение попадет не к тому человеку.
Старайтесь воздерживаться от оскорбительных комментариев
Избегайте негативных комментариев в письмах. Речь идет о расизме, сексизме или отрицательных замечаниях о другом человеке или компании. Если вы получаете оскорбительное письмо, не отвечайте и не отправляйте его кому-либо. Никогда не используйте электронную почту, чтобы сказать человеку нечто плохое. Это может быть неверно истолковано вашим боссом.
Не кричите
Помните, что когда вы печатаете текст заглавными буквами, такое сообщение рассматривают как крик. Некоторые люди считают, что такое послание легче читать, но это не так. Используйте обычный шрифт, который не режет глаза и который можно легко прочитать.
Редактируйте свои сообщения
Всегда редактируйте электронные письма перед отправкой. Используйте проверку орфографии и просматривайте все деловые письма, чтобы убедиться в отсутствии ошибок. Всегда при переписке старайтесь зарекомендовать себя как профессионала. Проверьте адрес электронной почты пред отправкой. После того как вы закончите писать свое послание, убедитесь, что вы придерживались главной идеи. Одно неправильное слово может изменить значение предложения.
Отвечайте с осторожностью
Научитесь правильно отвечать на получаемые письма. Обратите пристальное внимание на отправителя. Старайтесь отвечать как можно быстрее и не позволяйте папке с сохраненными сообщениями слишком захламляться.
Не спешите нажимать кнопку «ответить всем», пока не посмотрите, чьи адреса указаны в заголовке. Ваш ответ может запутать других, вы можете отправить ненужную информацию тем людям, которых даже не знаете. Нажимайте без промедления кнопку «ответить всем» только в том случае, если вы уверены, что всем коллегам или друзьям нужна информация, которую собираетесь отправить.
Ознакомьтесь с настройками и инструментами электронной почты
Всем пользователям важно знать инструменты, настройки и типы электронной почты. Основного получателя надо указывать в поле «Кому». Когда нужно скопировать контакт и вставить его в нужное место, достаточно выбрать функцию «копия».
Никогда не отправляйте электронные письма одно за другим. Они могут забивать почтовый ящик получателя, это порой очень раздражает. Ни в коем случае не становитесь именно тем человеком, который пересылает неправдивые и ненужные сообщения.
Вы всегда должны заполнять строку темы перед отправкой электронного письма, будь оно связано с работой или личной перепиской. Следите за тем, чтобы строка темы была как можно более короткой и содержательной.
Пытайтесь писать кратко и по сути
Большинство людей предпочитают читать короткие письма, а не длинные многословные сообщения. Если возможно, изложите свои мысли в нескольких предложениях. Если требуется отправить более длинное сообщение, начинайте с вводного абзаца, чтобы люди знали суть послания.
Следите за своим тоном
Старайтесь поддерживать положительный тон в сообщениях. Помните, что смешные замечания могут восприниматься в качестве иронии, а не доброжелательного юмора. Приберегите саркастический юмор для мобильной связи, чтобы другие могли слышать тон вашего голоса. Это также включает в себя гнев. Вы всегда должны избегать отправки «сердитых» электронных писем, иначе можете оскорбить кого-то, с кем работаете, или того, о ком заботитесь.
Не забудьте указать свое имя
Всегда обязательно подписывайте все электронные письма. Получатели могут злиться, если им приходится прокручивать вверх и определять, кто отправил то или иное сообщение. Если вы ожидаете ответа по телефону, обязательно напишите и свой номер. Это нужно делать всегда, даже если получатель прекрасно знает его. Цель электронной почты — сэкономить время, сделать работу эффективной, а не наоборот. Всегда соблюдайте эти правила, чтобы пользоваться электронной почтой с удовольствием и не злить других людей.