Использовать систему «Светофор»: эффективные стратегии повышения производительности

Есть ли у вас ключевая стратегия, позволяющая оставаться продуктивным и выполнять поставленные задачи, когда вы очень заняты на работе, но вам предстоит сделать что-то еще? Рекомендации по созданию такой стратегии дает Совет молодых предпринимателей (СМП) – организация, в которую входят самые успешные молодые предприниматели мира.

Члены этой организации представляют практически все отрасли. Каждый год они приносят миллиарды долларов дохода и уже создали десятки тысяч рабочих мест.

1. Для доступности используйте систему «Светофор»

Для повышения производительности необходимо в первую очередь устранить отвлекающие факторы. Шей Берман из Digital Resource использует «Светофор» — световой сигнал, расположенный над дверью его офиса. Он горит красным, когда он говорит по телефону или недоступен, желтым — только для срочных дел, а зеленым – во время приема посетителей.

Это нововведение было адаптировано членами команды Бермана, когда они меняют статус, чтобы продемонстрировать доступность, и помогает достичь уважения среди коллег благодаря установленным четким границам.

2. Составьте список неотложных дел

Даже если вы лучше других можете справляться с многозадачностью, отвлечься можно довольно легко. Эндрю Саладино из Kitchen Cabinet Kings считает, что составление списка важных дел помогает визуализировать свой день. Эндрю расставляет по приоритетам важные проекты, затем блокирует временные интервалы для оставшихся задач.

Стимулом для вас станет прекрасное ощущение чувство выполненного долга, когда вы вычеркиваете из списка завершенные задачи. К концу дня ваш планировщик будет заполнен заметками, но этот беспорядок очень радует.

3. Утром расставьте приоритеты

Микки Хван, Ndevr Inc., с вечера составляет список дел на следующий день. Утром он просматривает его, чтобы расставить приоритеты до начала рабочего дня. Это отличный способ не отвлекаться от намеченной цели. Если Микки Хван отвлекается, он делает небольшой перерыв, а затем возвращается, чтобы снова сосредоточиться.

4. Найдите время, чтобы отвлечься

Дейзи Цзин рекомендует выделять ограниченное время для любимых развлечений. Вознаграждайте себя за каждое выполненное задание. Через каждые два часа работы выделяйте полчаса для своего любимого развлечения. Не ругайте себя за желание отдохнуть: это повысит вашу производительность.

5. Сосредоточьтесь на одной задаче

Люди склонны выполнять несколько задач одновременно, когда за короткий промежуток времени необходимо выполнить определенный объем работы. Сотрудники компаний часто теряют производительность из-за многозадачности.

Викас Агравал из Infobrandz считает, что, когда вы полностью погружены в одну задачу, ваша продуктивность достигает пиковых значений. Поэтому отложите второстепенные дела и сосредоточьтесь на основной задаче.

6. Разбейте задачи на группы

Чтобы сохранять продуктивность, когда он очень занят, Джаред Атчисон, WPForms, советует разбивать задачи на группы: одна задача важная, две-три задачи менее важных и пять, которые могут подождать какое-то время. Вы можете изменить количество задач в зависимости от того, что вы запланировали на этот день, но обычно такая система работает, когда скапливается много дел. Вы сможете сосредоточиться на чем-то одном и спокойно отдыхать, зная, что у вас есть четкий план, чтобы все сделать вовремя.

7. Слушайте музыку, способствующую продуктивности

Ее выбор зависит от ваших предпочтений. Стефани Уэллс из Formidable Forms рекомендует специальную музыку, которая призвана помочь вам сделать многое за короткий промежуток времени. Это помогает сосредоточиться на задаче и быстрее выполнять запланированные дела.

8. Ведите здоровый образ жизни

Это недооцененный способ повышения продуктивности. Многочисленные исследования показывают прямую связь между образом жизни и остротой ума. Шон Конрад рекомендует ежедневно уделять время упражнениям и расслаблению. Это может быть даже прогулка на свежем воздухе. Ешьте четыре раза в день, чтобы в течение дня не испытывать вялости. Забота о своем теле, обеспечение его правильной и здоровой пищей, физические нагрузки помогут вам быстрее сосредоточиваться и качественнее выполнять работу.

9. Отключите телефон

Сделайте это, если хотите сосредоточиться. Тайлер Брэй из TK Trailer Parts отмечает, что многие сотрудники теряют продуктивность из-за отвлекающих телефонных звонков. Тайлер уверен, что если вы отключите телефон, то сможете сделать гораздо больше и в более короткие сроки. А сообщения и звонки в большинстве своем могут подождать некоторое время.

Если у вас есть помощник, сообщите ему, что вы не хотите, чтобы вас беспокоили определенное время, которое вам понадобится для выполнения приоритетного проекта. Все мы живем в мире, который полон отвлекающих привычек, шумов. Во время работы старайтесь ограждать себя от посторонних шумов.

10. Измените рабочий распорядок

Сколько бы у вас ни скопилось дел, иногда, для того чтобы справиться с ними, необходимо сократить время общения с коллегами, заказчиками вдвое в течение рабочего дня. Это звучит парадоксально, но давайте не будем забывать, что человек – это не машина (хотя и машины ломаются).

Адам Кроушоу уверен, что, отключив Wi-Fi и отменив какие-то встречи и мероприятия, вы защитите себя от отвлекающих факторов. У вас появится возможность не только повысить свою продуктивность, но и проявить творческий подход к делу.

11. Найдите свой ритм

Джон Брэкетт из Smash Balloon LLC говорит, что для себя он определил продуктивность как поиск ритма. Когда чувствуется дискомфорт, трудно работать с максимальной отдачей. Джон обратил внимание, что небольшие, но важные вещи, такие как завтрак, музыка или массаж, помогают сохранять энергию. В результате после небольшого перерыва можно оставаться продуктивным до конца дня.

12. Делайте короткие перерывы в течение дня

Эндрю Шраге из Money Crashers Personal Finance призывает сотрудников делать перерывы в работе, даже если они совсем небольшие, продолжительностью 15-20 минут. Кто-то может сказать, что это нелогичное решение, но это заблуждение. Если вы пытаетесь выполнить 20 дел за один рабочий день и работать с 8 утра до 5 вечера на полную мощность без перерыва, возможно, вы какую-то часть работы выполните, но далеко не все запланированное. Целесообразнее немного притормозить: через каждые несколько часов работы отвлекитесь, сделайте какие-то физические упражнения, просто немного походите, и вы значительно быстрее и качественнее выполните свою работу.

13. Начните работу с самой сложной задачи

Сосредоточьтесь. Если вы планируете хорошо выполнить несколько дел за один день, то следует ими заниматься поочередно. Самуэль Тимоти из OneIMS советует: прежде чем начинать свой день, пересмотрите все задачи, которые вам необходимо выполнить. Начинайте работу с самой сложной задачи. Когда это войдет в привычку, вы сможете выполнять серьезную работу ежедневно в долгосрочной перспективе и поддерживать высокую производительность.