Финансовые документы — это… Список документов по важности, порядок оформления

Любой бизнес сейчас нельзя представить без документооборота. Бухгалтерский и финансовый учет, а так же вся отчетность перед государством предоставляется в виде финансовых документов. Поэтому очень важно грамотно и правильно заполнять весь список финансовых документов.

Определение

Финансовые документы — это все формы отчетности перед пользователями и государством, которые сформированы на основание всех показателей предприятия, обладающие достоверностью, своевременностью и открытостью. Данные документы позволяют определить положение дел в фирме и дает возможность скорректировать направление дел в нужную сторону. Именно на основе данных документов принимаются основные решения о реорганизации производства, снижение определенных статей затрат и изменения планирования на следующий период. Финансовые списки подавших документы позволяют государственным службам проводит проверки своевременно и в полном объеме, не тратя при этом много времени и дополнительные финансы.

Балансовый отчет

Это основной и самый важный финансовый документ организации, который позволяет узнать финансовую ситуацию на предприятии за отчетный период. Данный отчет позволяет узнать рентабельность данного предприятия, его эффективность, все статьи расходов и доходов. Он состоит из:

• Активов. Здесь учитывается ресурсы в любом виде, которые находятся в собственности у компании. Сюда включаются денежные средства, которые находятся на различных счетах, имущество, часть производства и т.д.
• Пассивов. Это долговые обязательства компании.
• Собственного капитала. Это капитал владельцев, наращенный в процессе деятельности.

Стоит учесть, что в данном документе, актив должен всегда сходиться с суммой пассивов и собственного капитала. Балансовый отчет всегда делается на определенную дату и за определенный срок. Очень распространенная практика, когда балансовый отчет в акционерном обществе используется для отчета перед акционерами.

Отчет о прибылях и убытках

Вторым по важности принято считать данный документ финансовой деятельности. Он тоже показывает эффективность данного предприятия и тоже очень важен для владельцев и акционеров. Этот отчет позволяет определить направление тенденции развития предприятия, а также такие показатели как, чистая прибыль, валовая прибыль, сторонние доходы и структуру доходов в целом. Структура отчета о прибылях и убытках делится на 3 части:

Доходы. Это статья включает в себя любого рода увеличение капитала компании, за исключением вложений собственников.

Расходы. Включают в себя пункты, которые уменьшают эффективность компании — различные убытки, а также естественные затраты компании.

Валовая прибыль. Это показатель, который рассчитывается, как разница выручки, от себестоимости продукции. После этого расчета, также отнимаются показатели расходов, которые не включены в себестоимость.

Можно еще выделить многоступенчатый отчет и одноступенчатый. Первый включает в себя развернутые данные, еще до расчетов. Второй представляет собой конечные данные без учета расчетов.

Отчет о движении денежных средств

Этот отчет показывает все пути, по которым денежные средства поступают в компанию и расходуются. Это финансовый документ, который позволяет регулировать план деятельности всех участников предприятия. Обычно такой отчет состоит из финансовой деятельности, операционной и инвестиционной.

Расчет данного документа производят обычно двумя методами:

• Метод прямого расчета. Этот метод также называют кассовым методом. Он основывается на прямых расчетах чистых валовых поступлений и растрат.
• Метод косвенного расчета. Он основывается на всех сделках, которые осуществляются в указанном периоде и уже на основании данных сделок собирается отчет о движении денежных средств.

Прочая отчетность

Счет-фактура. Данный документ выдается покупателю продавцом, для того, чтобы зафиксировать факт совершения сделки, а также для определения НДС. Можно выделить стандартную и авансовую. Особенность стандартной счет-фактуры в том, что она направляется или вместе с товаром или уже после отгрузки или оказания услуг. Авансовая же отправляется с первой предоплатой в учет будущим поставкам.

Счет-проформа. Это финансовый документ, который нужен для определении стоимости товара при перевозки через границу. Из особенностей можно выделить отправку до совершении сделки, а также возможную разницу в цене, количестве и общей стоимости по сравнению со счетом-фактурой. Не является основанием для оплаты.

Инвойс. Это финансовый документ, который чаще всего используется в международной практики торговли. Этот документ является обязательным в международной торговле. В инвойсе указывается вся количественная и качественная характеристика товара, передается одновременно с товаром и в нем указывается полная конечная стоимость товара и собственник.

Сертификат о происхождении товара. Это документ, представляет собой защищенный бланк, который удостоверяет таможенный контроль Российской Федерации или иной страны. Данный сертификат нужен при ввозе или вывоза товара, для определения конкурентоспособности данного товара относительно внутренних производителей, а также для предоставления возможных льгот для ввоза.

Подпись финансовых документов

Все перечисленные выше документы не действуют без подписи ответственного лица. В финансовом законодательстве обычно используется понятие «право первой подписи» и «право второй подписи». Первой подписью обычно располагает руководитель предприятия, второй главный бухгалтер данной фирмы или вице-президент, если такая должность есть в компании. Право первой подписи не может быть передана обладателю права второй подписи, один человек не может быть владельцем первой и второй подписи одновременно. Также на право подписи может быть оформлена нотариальная доверенность, но это делается крайне редко.

Оформление доверенности на право подписи

Если бухгалтер или руководитель отсутствуют, то в таких случаях право подписи документов передается другим сотрудникам по двум документам:

• Приказ руководителя. Это необходимая формальность, при желании руководителя оставить вместо себя доверенное лицо. В таком приказе обычно указывают первое или второе право подписи передается данному лицу, фамилия, имя, отчество сотрудника, а также перечень документов, которые он может подписывать по данному приказу. В данном приказе обычно также присутствует образец подписи сотрудника.
• Доверенность. В некоторых случаях, при переговорах с партнерами или поставщиками, право подписи передается согласно доверенности. Также в доверенности указывается какое право подписи передается данному сотруднику и какие договора он может заключать от имени компании.

Передача права может быть временной и постоянной. Временная передача подписи осуществляется в момент отпуска, командировки или больничного ответственного лица. Постоянная передача осуществляется с полной передачей полномочий другому лицу, например, при введении новой должности.

Документальная ревизия

Документальная ревизия является одной из самых распространенной формой контроля документов в финансовом праве. Основная цель ревизии состоит в контроле над полнотой исполнения законодательства Российской Федерации в своей финансовой, операционной, инвестиционной и других видах деятельности. Она отслеживается в вопросах наличии, движения всех ресурсах, в том числе финансовых, материальных, человеческих и научно-технических. Документальная ревизия проводится как государственными органами, так и руководством компании на постоянной и обязательной основе. Основные задачи:

• Соблюдение дисциплины и обнаружение нарушений в составлении всех форм финансовых документов.
• Проведение профилактики в плане нарушений финансовой дисциплины.
• Проверка полноты заполнения всех финансовых списков, подавших документов.
• Проверка соблюдения документов, внутренним положениям, а также финансовым законам страны.
• Наблюдение за сохранением ресурсов компании, а также контроль за их расходом.

Заключение

Вопрос важности финансовых документов стоит перед любым предприятием, независимо от размера и направления деятельности. Если предприниматель хочет, что бы его бизнес процветал и не было никаких проблем с законом или поставщиками, то нужно внимательно отнестись к вопросу своей финансовой отчетности. В ином случае, владелец может не только не достичь определенных целей в своем бизнесе, но и лишиться своего предприятия.