Штатное расписание — это документ, в котором есть информация о структуре организации, ее подразделениях, должностях (профессиях), числе штатных единиц, окладах, надбавках, фонде заработной платы. Основой для его разработки является унифицированная форма Т-3, утвержденная Госкомстатом РФ. Ни в одном законе не прописано прямой обязанности работодателя — составлять штатное расписание, это, правда не означает, что его не должно быть. Ведь косвенно данный документ упоминается как в ТК РФ, так и во многих других правовых актах. А это в свою очередь означает, что при проверках, согласовании тарифов, получении лицензий, вступлении в СРО соответствующие должностные лица будут требовать представить штатное расписание предприятия. 
Кроме того, следует учитывать, что в трудовых отношениях существует ряд процедур, обоснованность и правильность которых можно будет объективно подтвердить только при наличии данного документа. Например, при сокращении численности штатное расписание — это то, с помощью чего можно четко показать, что должность убрана и что в момент проведения процедуры на предприятии отсутствовали вакансии (если сопоставить его с фактической расстановкой персонала). При его отсутствии доказать это будет проблематично. Штатное расписание — это еще и серьезное подспорье при составлении трудовых договоров и их изменении, в нем фиксируется ряд условий, имеющих существенное значение для обеих сторон. Причем это производится относительно обезличенной строчки документа, а не конкретного человека, что позволяет избежать различных недоразумений, в том числе и обвинений в дискриминации. 
Рассуждая, что такое штатное расписание, следует остановиться на том, что оно является удобным и эффективным инструментом в организации и управлении компанией. В нем наглядно, структурированно отображается большая часть информации, связанной с планированием расходов на персонал. Если пойти глубже, то можно даже сказать, что в нем сведены воедино плановые объемы работ на год, а именно трудозатраты всех категорий работников. Наиболее рачительные руководители, составляя штатное расписание, определяют необходимое количество персонала с точностью до десятых долей, опираясь на расчеты, служащие обоснованием. Кроме того, расписание может служить источником для различных аналитических действий, результатом которых может стать оптимизация штатов, а соответственно, повышение эффективности работы компании. 
В частности, можно проанализировать соотношения различных категорий работников, сравнить их с нормативными значениями. Анализ вакансий позволит выявить рабочие места, где в принципе не требуется персонал. Например, если подразделение, не полностью укомплектованное людьми, успешно, без проблем выполняло задачи в течение долгого периода, то это информация к размышлению. Также длительные вакансии позволяют определить наиболее острые места в части подбора персонала, возможно, причина — дефицит специалистов или не соответствующие ситуации на рынке труда условия оплаты.