Потеря паспорта и травма: с какими проблемами сталкиваются в командировках и как сократить бюджет в деловой поездке. Советы

Командировки зачастую становятся проблемой как для работодателя, так и для исполнителя. Первые постоянно ищут возможность сэкономить командировочный бюджет, а вторые – способы, как совершить поездку без стресса и сделать порученную работу без дедлайна.

Предлагаем несколько советов, как свести к минимуму затраты и уровень беспокойства, чтобы командировка вызывала исключительно приятные ассоциации как у работодателей, так и у подчиненных.

Что может ожидать командировочного?

Любая поездка чревата возможностью возникновения непредвиденных обстоятельств. Как бы тщательно и заранее ни планировалась командировка, предугадать все нюансы, которые могут возникнуть в пути или по прибытии, нельзя. Самые часто возникающие проблемы:

Опоздание на транспорт.

Задержка рейса.

Потеря документов.

Заболевание или травма.

Опоздание на транспорт

Эта неприятность может произойти с каждым. Но что делать, если «казенные» деньги на билет потрачены, а работник так и не сел в поезд или самолет.

В первом случае:

Можно сдать билет, обратившись в кассу. Сделать это нужно на протяжении 12 часов с момента отправления поезда. Для возврата денег необходимо предоставить билет или указать его номер и удостоверение личности. Лишь часть средств удастся вернуть на карту, если причиной опоздания стали непредвиденные обстоятельства, такие как несчастный случай, повлекший травму, или заболевание.

Если причиной отмены поездки стали неполадки в поезде (задержка или отмена направления), то ответственность несет перевозчик. В этом случае пассажир получит всю стоимость билета при его возврате.

Важно: возврат билета возможен только для рейсов дальнего следования. Если пассажир опоздал на пригородный скоростной или международный поезд, то деньги назад он не получит.

Во втором случае вернуть деньги за билет при опоздании на самолет можно, если:

• Он с условием возвратного тарифа. Стоит такой билет значительно дороже, но «страхует» от подобных ситуаций.
• Пассажир опоздал по вине сотрудников аэропорта, например, из-за неполадки в системе регистрации или длительного осмотра багажа. В этом случае, возможно, будет возвращена вся сумма, для чего нужно написать заявление с указанием причин задержки и предъявлением доказательств. Перевозчик рассмотрит вопрос и примет решение.

Важно: если билет оформлен сразу на несколько рейсов, то нужно обратиться в кассу, чтобы работник отметил следующее время вылета пассажира.

Задержка рейса

Такое также может случиться с командировочным, что особенно неприятно, если поездка предполагает пересадку, а то и несколько. Задержка поезда или вылета самолета может серьезно нарушить планы, но и в этом случае можно найти выход из ситуации:

Если пассажир узнал о задержке или отмене направления уже в аэропорту или на железнодорожном вокзале, то он может попытаться обменять свой билет на ближайший рейс в своем направлении.

В том случае, если нет альтернативного варианта, перевозчик обязан вернуть всю стоимость билета или предложить ваучер на следующие поездки.

Если командированный работник решил дожидаться отправки своего транспорта, он может попросить администратора или кассира сделать отметку в билете, на какой срок откладывается отъезд. Также ему положены: при задержке на 2 часа и более прохладительные напитки или чай (кофе); после 4 часов ожидания – горячая еда; если задержка на 8 часов – обустройство в гостинице.

В том случае, если пассажир летит международным или внутренним рейсом с пересадками и может опоздать на следующий самолет, возможны следующие варианты решения проблемы:

Если за все рейсы отвечает один перевозчик, он должен взять на себя ответственность за задержку и предложить альтернативные варианты перелетов.

Если перевозчики разные, то вопросом пересадки и оформления нового билета должна заниматься сторона, задержавшая вылет.

Важно: если у командировочного вылет и пересадка не связаны, а куплены 2 отдельных билета, то решать проблему с пересадкой ему придется самостоятельно.

Потеря документов

Эта ситуация из неприятных, особенно когда потеря происходит в другой стране, но и из нее несложно выпутаться. Можно предложить для проверки личности другой документ, а о потере паспорта сообщить в надлежащие органы. Если это произошло на территории России и, например, служащие отеля не желают заселять командировочного по водительским правам или загранпаспорту, то ему нужно обратиться в ближайшее отделение МВД для получения временного удостоверения.

Если паспорт утерян в чужой стране, то процедура следующая:

Нужно написать заявление в ближайшем полицейском участке о случившемся, сделать в двух экземплярах его копии и заверить у нотариуса.

Один документ придется сдать по прибытии домой в отделение ФМС.

Второй нужно предъявить в консульстве или посольстве России на территории страны, где находится командировочный. Там ему выдадут на основании этого документа и после подтверждения личности свидетельство для возвращения.

Важно: если у человека нет при себе других удостоверений, можно подтвердить гражданство, попросив об этом коллег или знакомых, находящихся в этой стране. Также можно обратиться на работу или к родственникам, чтобы они выслали копию паспорта или другого документа, подтверждающего личность.

После получения разрешения на въезд в Россию у командированного сотрудника будет 14 дней, чтобы это сделать.

Заболевание или травма

Во время командировки сотрудник может заболеть или получить травму, в этом случае он должен:

Обратиться за медицинской помощью, чтобы получить больничный лист, подтверждающий его нетрудоспособность. Так он сможет получить пособие на лечение.

Та же процедура проводится, если работник находится за границей. По прибытии на родину он обязан предъявить больничный в поликлинику по месту прописки и получить взамен другой, но уже на русском языке.

Важно: работодатель в этом случае обязан не только оплачивать суточные и другие расходы, но и продлить сроки командировки. Если требуется длительное лечение, он может прислать заболевшему сотруднику замену.

В случае травмирования работника во время командировки оплачиваются лишь те повреждения, что подпадают под категорию «производственные». Проверить причины их появления должна специальная комиссия. По итогу расследования и принимается решение, оплачивать пострадавшему компенсацию или нет.

Как сэкономить на командировке

Чтобы работодателю снизить эту статью расходов, ему следует поощрять сотрудников проявлять экономию во время служебных поездок. Например, можно:

• Предложить работнику премию или оплачиваемый выходной, если он сэкономит средства во время командировки. Сделать это можно, отказавшись, например, от завтраков в ресторане отеля, заменив их посещением недорогого кафе. Также хорошую экономию дает смена отеля или номера на более дешевый вариант.
• Скорректировать суточные траты. Вполне можно сэкономить, выбирая конференц-залы или другие места для проведения встреч по меньшей цене за час.
• Сверить стоимость билетов с соответствием даты командировки. Например, у перевозчиков могут быть такие солидные скидки, что выгоднее передвинуть поездку на день-два, чтобы сэкономить кругленькую сумму.
• Сэкономить на транспорте, заказав трансфер от отеля, а не вызывать в аэропорту такси.

Подобных возможностей много, так что стоит их рассмотреть все, чтобы найти оптимальные варианты для экономии.