Кто из вас знает, как сшивать документы? Этому не учат в школе, не преподают в институте, только некоторые сталкиваются с такой процедурой. К сожалению, или к счастью, не существует жестких стандартов. Сшивание документов — процесс несложный, но и здесь нужно знать некоторые моменты. Казалось бы, бери иголку и шей. А ведь нередко уже готовые и прошитые документы возвращают на доработку. Этот вроде бы легкий процесс требует колоссального внимания, усидчивости и знания правил документооборота. Нужно и пронумеровать, и прошить, и подписать, и печать поставить. И не дай Бог, если один листочек выпадет, придется все начинать сначала.
О том, как сшивать документы, все же написано несколько методических рекомендаций, причем у налоговой могут быть свои требования, а у архивной организации – свои. Прошивка документов требуется в банках (дела сшиваются и хранятся несколько лет), на предприятиях с требованиями по сохранности документов, в государственных и негосударственных архивах, иногда в институтах и т.д. Причины, по которым до сих пор вручную садятся и прошивают документацию, просты: такие документы сложно подменить, их легко транспортировать и хранить.
Итак, поговорим о том, как сшивать документы.
Для начала придется очистить их от скрепок (обычных или от степлера). При этом лучше пользоваться антистеплером во избежание случайного прорыва бумаги. Далее раскладываете все листы по порядку. После этого запасаетесь терпением и пронумеровываете все листы в правом верхнем углу. Это можно делать как карандашом, так и ручкой, но предпочтительнее все же карандаш. В порядке возрастания пронумеровываются листы, а не документы. Схемы или карты большого формата складываются и нумеруются как один лист.
Не все документы имеют удобный для прошивки формат, а именно: счета-фактур, накладные, чеки или еще что-то в этом роде могут быть маленькими и не иметь достаточно широкого поля слева. В таком случае слева подклеивается полоска белой бумаги.
После этого бумаги складываются по порядку в стопку, выравнивая ее по левому краю. Тут начинается самое интересное в процессе под названием «как сшивать документы». Шилом или толстой иглой делаются отверстия от трех до пяти. Если стопка большая – придется проявить недюжинное мастерство. Следует намечать проколы, иначе вся стопка разъедется. Проколы должны быть симметричны и располагаться строго вертикально. Как правило, используют банковский шпагат или специальные прошивочные нитки. Также может пригодиться капроновая, или, на худой конец, обычная нитка, но сложенная в несколько раз. Прошивают два-три раза и выводят хвостики на центральную дырочку, их завязывают в узел. Хвостики должны быть длиной не менее пяти сантиметров, лучше оставить больше, а в конце работы их обрезать. Узелок можно залить клеем, чтобы наверняка не развязался.
Далее все просто. Сверху наклеивается прямоугольный лист бумаги размером 7х4 см. Это не стандарт, можно использовать любой, который закроет ваши нитки. На нем указывают: прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью; цифрами и прописью количество листов; должность, ФИО и подпись исполнителя или руководителя; дата. Хвостики ниток должны выглядывать из-за края наклейки. Ставите печать так, чтобы она захватывала часть наклейки и часть листа.
Задача выполнена на отлично!