Инвентаризация — это проверка. В процессе ее проведения подтверждается или опровергается степень того, насколько количество имущества, его состояние и финансовое положение организации соответствуют должному уровню. Эта проверка проводится методом сверки данных по документам с настоящим положением вещей.
Инвентаризация — это процесс, который можно четко классифицировать. В зависимости от необходимости ее проведения, проверка может быть обязательная или инициативная. Первый вид работ выполняется в том случае, если они предусмотрены действующим законодательством, а второй может быть запланирован по решению администрации компании или предприятия.
Разделяется инвентаризация и по частоте проведения. Например, плановая — это событие, сроки проведения которого заранее оговорены и установлены. Существует, соответственно, и внеплановая проверка, которая назначается руководством фирмы или законодательством по конкретной причине или же просто для установления порядка. Ее сроки заранее неизвестны.
По масштабности сверку можно разделить также на два вида. Полная инвентаризация — это анализ всех объектов и элементов предприятия, а частичная — проверка лишь конкретных объектов или этапов производства.
В зависимости от метода проведения инвентаризация бывает как натуральная, так и документальная. Первый вид проверки характеризуется исследованиями в натуральном времени: подсчетом готовой продукции, измерением, взвешиванием каких-либо объектов. А вот документальная инвентаризация — это всего лишь анализ наличия всех необходимых документов и их соответствия нормам.
Неопровержим тот факт, что не все виды инвентаризации можно охарактеризовать как надежные и достоверные. Для получения максимально объективных результатов анализа объектов проверка должна производиться не сотрудниками этого же предприятия, а независимой фирмой. К тому же любой вид такого исследования, особенно инвентаризация готовой продукции, — довольно масштабный и трудный процесс. Поэтому нет смысла забирать время для его проведения у своих же работников. Только при таком подходе можно будет сделать вывод о том, действительно ли имущественные ценности и средства компании сохраняются в соответствии с нормами.
Инвентаризация земель или готовой продукции особенно необходима в случаях, когда оговоренные объекты или имущество сдается в аренду или выставляется на продажу. Обязательная проверка также проводится при внесении изменений в государственные предприятия, во время преобразований принципов их работы. Составление ежегодных отчетов бухгалтерами или появление нового материально ответственного лица тоже требует предварительной инвентаризации.
Внеплановые процессы проверки также могут быть назначены в случае появления подозрений о хищениях на предприятии или недобросовестном выполнении работы. Природные условия, а также чрезвычайные происшествия, такие как пожары, землетрясения и другое, тоже не исключают анализа их последствий.