По статистике Gartner на обработку документов на предприятии тратится до 15 % корпоративных доходов, а на их создание, согласование, копирование и поиск у сотрудников уходит до 30 % рабочего времени.
Именно поэтому для многих компаний насущной потребностью является оптимизация процесса документооборота. В частности, с помощью его автоматизации ИТ-средствами.
В зависимости от специфики деятельности может быть актуальна автоматизация не только внутреннего документооборота, но и внешнего.
Например, юристам, ведущим арбитражные дела, нужно отправлять документы в суд с использованием электронной подписи и быстро реагировать на новые события в деле. К сожалению, представленные на рынке программы для юриста редко учитывают эти потребности. Но есть и уникальное в своем роде предложение – программное обеспечение (ПО) «Судебно-претензионная работа» из линейки «Юрайт» от одноименного разработчика.
Уникальность данного ПО в том, что над его созданием трудились не только программисты, но и узкие специалисты из области права. В результате юристы-клиенты получили единое информационное пространство, в котором удобно работать. В частности, благодаря интеграции системы с такими незаменимыми юридическими сервисами, как «Консультант плюс», kad.arbitr.ru, egrul.nalog.ru. За счет консолидации всей нужной информации в одном месте юристы также могут оперативнее реагировать на события арбитражного процесса и вести больше дел одновременно без потери качества.
Для автоматизации внутреннего документооборота организации (не обязательно только юротдела) используется другой продукт семейства «Юрайт» – программа для работы с договорами «Согласования и договоры». Хранение документов в единой базе позволит участникам договорного процесса меньше тратить время на поиск нужного документа, а за счет автоматического сравнения версий заинтересованные лица могут видеть авторов изменений в договоре и контролировать его актуальность. Помимо этого, при необходимости работать удаленно сотрудники смогут согласовывать договора по электронной почте, даже не заходя в программу.
В отличие от многих систем электронного документооборота данное ПО позволяет вести специфическую отчетность по договорам (журнал учета договоров, лист согласования), согласовывать контрагентов по договору, обеспечивает дополнительные варианты обработки согласований (например, запрос дополнительной информации). Благодаря этому снижается количество ошибок и повышается прозрачность процесса обмена документами в компании.
Использование программ «Юрайт» в совокупности с организационными мерами поможет компаниям, независимо от размера и сферы деятельности, упорядочить, ускорить и сделать более управляемыми их деловые процессы.